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    基层公职人员的一天 钉钉让工作如此高效

      [  中关村在线 原创  ]   作者:周博林   |  责编:周博林

      每天早上醒来,拿起手机打开钉钉,已成为龙为超的一种习惯。一眼看过,每天的待办事项、相关任务了然于胸。

      龙为超是余杭区信息中心数据管理科的一名工作人员,主要负责信息化和机关党建相关工作,近几年信息化项目建设重点是基于钉钉开发平台开发应用或往钉钉平台延伸,电子政务建设也因钉钉的时效性、兼容性、开放性变得更智慧。

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    (余杭区信息中心数据管理科工作人员龙为超)

      因为有了钉钉,龙为超每天的工作变得更高效、更简单,而为推动机关的智慧办公而工作也让他更有成就感。钉钉,正成为龙为超离不开的工作平台。

      8月7日早上八点,龙为超像往常一样,准时出门,走路去上班。这是他的晨走时间。

      健康中国大战略下,余杭区政府也上线了“健康余杭,万步有约”的活动,龙为超的晨走步数都被记录进了钉钉运动。绿色出行已成为众多城市人的一种生活追求,龙为超也是其中一员。

      到达单位时,龙为超的钉钉运动显示,已接近两万步。不过和单位同事相比,他只是勉强进了前十,榜首的同事已经超过了3万步。

    钉钉门禁自动识别访客

      快速进入工作状态,龙为超开始在钉钉上详细浏览各类工作事项,待办事项、工作任务、到访情况。“9点半要和开发伙伴团队开个项目会议,我现在就预约会议室,并上传伙伴团队的来访人员照片,这样访客到达后能够直接通过钉钉的人脸识别门禁。”

      9点一刻,钉钉提醒会议即将开始,访客此时进门,人脸识别直接通过,钉钉内也提示龙为超:访客已到达。进入会议室,输入投屏码,双方团队开始会议的沟通。以前投屏需要调试设备、各种硬件接口,现在只需要在钉钉上输入一个投屏码,繁琐的事情变得简单快捷。

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    (余杭区政府会议室内的钉钉智能投屏,手机及PC投屏都变得很简单。)

      开会期间小憩,龙为超还在手机上将一些简单的任务、申请快速处理掉,并回复了相关专项群的消息,移动办公的价值在碎片时间显现的更为明显。

      会议结束后,龙为超开始处理内部、外部协同工作。因为钉钉通讯录的组织架构层级分明、信息清晰,他不需要保存通讯录,也不需要输出电话号码就能很方便的查找到相关部门和负责人。这对每一名工作人员来说都是一件值得高兴的事,不需要再去多方找人、找电话。

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    (余杭区政府工作人员的日常协同,基于专项群进行项目协同)

      而IM、已读未读、DING消息、办公电话的多种沟通方式也让信息有效必达,消息已读、未读一目了然,未读状态可以DING一下自动转化成短信或电话进行提醒,协同效率大大提高。

    巡河状况快速反馈钉钉群

      在余杭区政府,沟通方式根据重要与正式程度会有很多规律,简单的个人聊天、专属项目群组的群沟通、更为正式的内部邮件沟通、直到事项审批、公文在钉钉上都能完成,每一件需要协同的事项都能找到最适合、最高效的沟通方式,不再被大量事情走审批拖慢效率。

      午饭后的休息时间,龙为超在钉钉内的“读书吧”看会书,下午还要进行当天的巡河工作。“我们每个人都会有自己负责的河段,处理这个河段的垃圾或者电鱼等事件”,龙为超说,巡河遇到的问题的方式发到专项群组,快速通知相关工作人员解决问题;特别情况则通过日志报送到相关人员,提交到主管人员汇总。

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    (余杭区政府工作人员的巡河照片都会发到钉钉群里。)

      在龙为超看来,政务系统采用钉钉最为看重的主要是三方面的特性,一是便捷,钉钉带来的不仅仅是效率的提升,更重要的是便捷。比如通讯录,对于目前两万余人的庞大组织来讲,跨部门、跨组织、跨条线协同是最为普遍的事,但找人、联系人在过去是一件很繁琐的事情,数万人每人找一次总共会消耗多少时间?通讯录的存在带来的是巨大的效率提升。而钉钉提供的物联网设备,如无线智能投屏,在日常会议使用过程中,无需再考虑大量设备的不同标准的接口接入,出色的稳定性和接入的便捷性给工作营造一个舒心的环境。

      “这种便捷将人从琐碎、重复性工作中解脱出来,投入到更有价值的工作中去。同时,类似人脸识别门禁则让体验大大提升,预约后的访客不需要在外等待,到达后被访人立刻收到提醒并出去接人。”

      二是平台可扩展能力,钉钉平台的开放性可以将所有应用都汇集到一起,由于底层数据的统一性,工作人员不再需要分别打开多个独立应用,所有工作在钉钉上都能处理。同时基于钉钉底层平台开发的应用,相互之间的基础信息可以实现互通,如实名制相关信息、组织关系等基础信息,不再需要重复填写,并且信息统一,不用单独开发维护,也大幅降低运维成本。

      “可能在很多企业这是一件小事,但当人员基数达到万人,小事也会变成巨大的工作量。”

      三是使用门槛低。政务系统并不是所有人都对电脑程序、办公APP那么熟悉,尤其是像村、街道、小组、网格员这些组织单元上问题更为突出。钉钉的学习门槛却非常低,不需要培训学习就能够进行基础的沟通协同,现在网格员也几乎全部用上了钉钉,这对机构工作的效率提升非常大。

    政务系统最看重安全

      龙为超强调,最为重要是安全。政务系统对于信息安全的看中毋庸置疑,钉钉在技术和网络架构方面给予有力保障。实际上,对数据安全及隐私的保护能力一直是钉钉的优势,目前钉钉已获得SOC2Type1、ISO27001、ISO27018和中国公安部“信息系统安全等级保护”三级认证等权威安全资质,在用户数据和隐私保护水平达到超一流国际标准。

      在普华永道出具的SOC2Type1服务审计报告中,钉钉通过了安全性,保密性和隐私性三项原则的审计,而通过隐私性原则审计,全世界范围内不超过五家,钉钉在国内是第一家。

      同时,在余杭区移动办公平台的应用中,有一部分应用是OA桌面办公应用延伸,此类应用数据依旧存在在政务外网,不改变现有数据存储模式的情况下依旧可以方便的通过钉钉端进行访问,进一步保证数据安全性。

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    (余杭区政府的钉钉工作台手机界面。)

      目前,余杭区政务钉钉的使用人群已经由区直机关工作人员延伸至村、社区和基层网格员,注册用户21000余人,日均活跃用户16000人,日均活跃率70%以上,用户数和活跃率列杭州区县第一。基于余杭区政务钉钉开发的微应用20余个,区委组织部、区纪委、区政法委、区城管局、区信息中心、区公积金中心等10余家单位均基于钉钉结合自身工作实际开发微应用。

      傍晚6点,龙为超开始将一天的重要工作事项和巡河情况进行梳理,通过日志上传给相关工作人员。下班后,安心开始下班后的个人时间。“钉钉将工作与生活分离的理念我是非常赞同的。在家陪孩子的时候或和朋友聊天时,谁也不想一些不重要的工作消息频频弹来;同理,工作的时候也不希望被大量的娱乐八卦信息分散注意力。”

      上班时能够效率最大化工作,下班了可以身心放松陪家人,工作与生活相互分离,基层公职人员眼中,钉钉确实在革新过去的工作方式,“新工作方式”的slogan名副其实。

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